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Il sistema delle deleghe e procure nel contesto del modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del d.lgs. n. 231/2001

 – pubblicato il 2 aprile 2021-

1. I diversi istituti di deleghe e procure

Un’efficace organizzazione aziendale, anche in termini di prevenzione dei reati, non può prescindere da un’adeguata ripartizione delle funzioni e dei poteri tra i diversi soggetti che operano nel contesto societario.

La costruzione di un equilibrato e coerente sistema di deleghe e procure oltre a rafforzare l’efficienza della struttura organizzativa costituisce un valido presidio alla commissione dei reati da parte degli esponenti aziendali i quali devono disporre di circoscritti poteri di azione, limitati da precise soglie di valore, eventualmente in combinazione con firme congiunte ad altri vertici aziendali.

Nell’ambito societario il sistema di deleghe e procure può essere strutturato sulla base di tre differenti istituti:

• La delega di funzioni ex art. 16 d.lgs. n. 81/2008.

La delega di funzioni è conferita, con atto scritto recante data certa, da parte dell’organo amministrativo (ovvero da parte del soggetto che riveste la qualifica di datore di lavoro in senso prevenzionistico) a favore di soggetti interni o esterni all’ente che si distinguono per professionalità ed esperienza rispetto alla specifica natura delle funzioni delegate in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

La delega di funzioni attribuisce al delegato poteri di organizzazione, gestione e controllo nonché un’autonomia di spesa in materia di salute dei lavoratori e sicurezza dei luoghi di lavoro.

Si pensi al caso del direttore di stabilimento al quale vengono delegate le funzioni di datore di lavoro in ambito prevenzionistico.

• La delega gestoria ex art. 2381 c.c.

La delega gestoria è conferita con delibera da parte del consiglio di amministrazione a favore di uno o più dei suoi consiglieri interni.

La delega attribuisce al consigliere/amministratore delegato poteri decisionali, esecutivi e di rappresentanza, propri dell’organo amministrativo.

Si pensi al caso dell’amministratore delegato al quale sono conferiti i poteri di offrire e cedere a terzi i beni prodotti dalla società e di stipulare i conseguenti contratti di vendita, oppure al caso del consigliere delegato al quale sono conferiti poteri in tema di rapporti di lavoro, tra i quali quelli di assumere, sospendere o licenziare dipendenti e dirigenti, stabilendo e modificando le rispettive incombenze e retribuzioni.

• La procura speciale ex art. 2209 c.c.

La procura speciale è conferita con atto notarile da parte dell’organo amministrativo a soggetti interni all’ente che generalmente ricoprono ruoli dirigenziali.

La procura speciale attribuisce il potere di compiere, in rappresentanza dell’ente, atti pertinenti all’esercizio dell’impresa.

Si pensi al caso del direttore di un processo produttivo al quale vengono attribuiti i poteri di stipulare, modificare o risolvere contratti di acquisto o di vendita dei beni e dei servizi oggetto del processo assegnato, oppure al caso del responsabile dell’area amministrazione, finanza e controllo al quale viene attribuito il potere di compiere operazioni bancarie e postali entro determinati limiti di spesa e con la previsione di firme congiunte per operazioni di particolare rilevanza economica.

2. La segregazione dei ruoli e dei poteri

Il tema delle deleghe e delle procure assume un ruolo rilevante anche nell’ambito del Modello di organizzazione, gestione e controllo di cui al D.Lgs. n. 231/2001. Infatti, uno dei principi cardine su cui si fonda il Modello ex D.Lgs. n. 231/2001 è la c.d. segregazione dei ruoli e dei poteri.  Nel Modello devono quindi essere ben definiti i ruoli, i poteri e le responsabilità dei singoli esponenti aziendali nell’ottica di garantire una separazione dei compiti e attuare all’interno delle singole attività sensibili aziendali quella necessaria segregazione tra coloro che:

• pianificano l’operazione,
• decidono di eseguire l’operazione,
• attuano l’operazione,
• controllano la correttezza e conformità dell’intera operazione.

A tal proposito è proprio l’art. 6, comma 2, lett. b) del D. L.gs. n. 231/2001 a prevedere che in relazione all’estensione dei poteri delegati e al rischio di commissione dei reati, i Modelli di organizzazione e gestione devono “prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire”.

In altri termini, la società deve prevedere specifiche regole di comportamento (c.d. protocolli) che devono essere rispettate nell’ambito dei processi decisionali.

Tali regole di comportamento dovranno poi essere declinate in apposite procedure scritte che:

• individuano i soggetti coinvolti nel processo prevedendo passaggi gerarchici tra le diverse fasi in cui si articola il processo;
• descrivono le modalità di svolgimento delle singole operazioni che compongono l’intero processo e individuano i comportamenti da adottare nonché gli strumenti da utilizzare per porli in essere.

Ne consegue che l’attuazione di uno strutturato sistema di segregazione dei ruoli e dei poteri combinato a regole di comportamento permette di:

• evitare che un singolo soggetto possa gestire in autonomia un intero processo;
• tenere traccia degli atti compiuti e delle operazioni effettuate, in modo da poter risalire, anche a distanza di tempo, ai soggetti coinvolti nei singoli processi;
• prevenire o comunque attenuare la commissione dei reati.

3. Il principio di segregazione applicato alle procedure operative aziendali

Sulla base delle considerazioni sopra svolte si potrebbe prendere in esame un processo aziendale a rischio reato ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 e ipotizzare la relativa procedura operativa.

Si prenda ad esempio il caso del processo relativo alla richiesta di finanziamenti e contributi erogati da Enti Pubblici, nel cui ambito possono annidarsi comportamenti illeciti che potrebbero configurare le ipotesi di reati contro la pubblica amministrazione (tra i quali, tra i tanti, l’indebita percezione di erogazioni pubbliche ex art. 316 ter c.p.).

Nella relativa procedura operativa potranno essere indicati una serie di protocolli – principi di comportamento per la prevenzione dei reati, tra i quali si possono menzionare a titolo esemplificativo e generico che:

• la documentazione presentata per l’ottenimento del finanziamento deve essere completa e veritiera;
• le persone che hanno contatti con l’Ente Pubblico devono tenere comportamenti corretti e volti al leale svolgimento della procedura di ottenimento del finanziamento.

Oltre alle regole di comportamento a cui dovranno attenersi le persone interessate dal processo aziendale di riferimento, la procedura dovrà dare evidenza della segregazione delle funzioni e della ripartizione dei poteri, pertanto la parte descrittiva della procedura potrebbe in ipotesi essere così strutturata:

• Il compito di individuare i bandi per la concessione di finanziamenti, contributi o altre erogazioni da parte di Enti Pubblici è demandato all’ufficio affari legali o ad un ufficio tecnico interno che procede ad una preliminare verifica sui requisiti di ammissibilità al finanziamento pubblico e comunica il proprio studio di fattibilità al Responsabile Amministrativo (al quale è delegata la gestione delle attività inerenti alla presentazione delle domande di accesso a finanziamenti pubblici);
• il Responsabile Amministrativo verifica quanto comunicato da parte dell’ufficio affari legali o ufficio tecnico e riferisce al Consiglio di Amministrazione l’opportunità di accedere al finanziamento pubblico;
• Il Consiglio di Amministrazione con propria delibera decide in merito alla presentazione di richiesta di accesso al finanziamento pubblico e nomina un Responsabile del Progetto (che non deve coincidere con il Responsabile Amministrativo).
• il Responsabile del Progetto predispone tutta la documentazione da presentare all’Ente Pubblico al fine della richiesta di accesso al finanziamento, coadiuvato dall’ufficio affari legali o ufficio tecnico;
• Il Responsabile Amministrativo verifica la correttezza della documentazione predisposta dal Responsabile del Progetto e sottopone la richiesta di accesso al finanziamento alla firma del legale rappresentante della società (che potrebbe essere il Presidente del Consiglio di Amministrazione oppure l’amministratore/consigliere delegato con poteri di rappresentanza nei confronti degli Enti Pubblici con poteri di firma per conto della società);
• il Responsabile Amministrativo congiuntamente con il Responsabile del Progetto, che ha previamente verificato la corrispondenza tra la documentazione consegnata al primo e quella firmata dal legale rappresentante, provvedono alla trasmissione della domanda all’Ente Pubblico;
• il Responsabile Amministrativo verifica l’esito del bando e riferisce al Consiglio di amministrazione.

L’insieme dei passaggi sopra tracciati, che indubbiamente può essere diversamente impostato o integrato con altri sistemi di controllo, consente un esercizio effettivo delle deleghe e garantisce quella separazione tra ruoli e poteri implicitamente richiesta dalla normativa di cui al D. Lgs. n. 231/2001 per la prevenzione dei reati-presupposto.

Ne consegue che l’adozione di un Modello di organizzazione, gestione e controllo che rispetti i requisiti previsti dall’art. 6 del D.Lgs. n. 231/2001 e dia efficace attuazione ai principi sopra esposti consentirà alla società di godere di plurimi benefici, tra i quali:

• l’implementazione di un’organizzazione strutturata con una precisa delimitazione di ruoli, compiti e poteri;
• la prevenzione dalla commissione di reati per effetto dei sistemi di controllo interno;
• l’esonero della società da responsabilità penale nel caso in cui si verificasse un illecito tra quelli previsti nel D.Lgs. n. 231/2001. In questo specifico caso la società avrebbe modo di dimostrare che i sistemi di controllo predisposti e adottati a prevenzione dei reati sono stati fraudolentemente elusi dal soggetto che ha commesso il reato.

Riprendendo l’esempio della procedura per la richiesta di accesso a finanziamenti pubblici, si potrebbe in astratto configurare il caso in cui il Responsabile Amministrativo, al fine di ottenere indebitamente il finanziamento pubblico nell’interesse della società, alteri i dati compilati dal Responsabile del Progetto, utilizzi artifizi per non renderli riconoscibili da parte del legale rappresentante che sottoscrive la domanda e infine provveda in via autonoma alla trasmissione della richiesta all’Ente Pubblico.

In questo caso la società avrebbe la possibilità di provare – a fronte dell’evidenza di una procedura operativa scritta e diffusa a tutto il personale e di uno effettivo sistema di deleghe – l’elusione fraudolenta del Modello efficacemente adottato e attuato e così beneficiare dell’esonero dalla responsabilità ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001, mentre il Responsabile Amministrativo risponderà personalmente del reato commesso.

4. Conclusioni

In conclusione, attraverso lo strumento delle deleghe e delle procure si attua un importante decentramento dei processi decisionali che tende a ribaltare la classica organizzazione verticistica, favorendo una più ampia responsabilizzazione da parte dei soggetti che operano nel contesto societario e realizzando quella segregazione di ruoli e di poteri cui tendere nell’ambito del modello organizzativo ex D.Lgs. 231/2001.

La segregazione dei ruoli e dei poteri diviene pertanto uno strumento indispensabile per prevenire la consumazione dei reati-presupposto della responsabilità amministrativa degli enti ex d.lgs. 231/2001 e conseguire l’inapplicabilità del regime sanzionatorio ivi previsto a carico della società.

Laura Dal Prato

Avvocato del Foro di Ravenna